Inventario di un negozio: cos’è e come farlo in modo semplice e veloce

L'inventario risulta molto importante per tenere traccia delle giacenze: evita l'invenduto, la mancanza di prodotti in magazzino molto richiesti dai clienti e permette di gestire al meglio le richieste dei fornitori.

Per qualsiasi attività commerciale l'inventario del negozio è un'azione cruciale, ma spesso può risultare faticosa se non si hanno le idee chiare su come gestirlo e su quali strumenti utilizzare per farlo in modo semplice e veloce.

L'inventario per molte attività rappresenta un obbligo di legge e, anche per le attività che non hanno quest’obbligo, l'inventario risulta molto importante per tenere traccia delle giacenze: evita l'invenduto, la mancanza di prodotti in magazzino molto richiesti dai clienti e permette di gestire al meglio le richieste dei produttori o dei fornitori.

Esistono diversi modi fare l'inventario e la tecnologia oggi dà un grosso aiuto in tal senso, facilitando i commercianti nella gestione dell'inventario. 

Cos'è l'inventario di un negozio? 

Quando si parla di inventario di un negozio ci si riferisce a una pratica di gestione aziendale che consente di conteggiare e registrare tutti gli articoli, merci o beni presenti nel negozio in un determinato momento.

In qualsiasi negozio, c'è sempre un via vai di clienti che entrano e acquistano articoli, di nuovi articoli da riporre in magazzino, di merci invendute o di articoli che finiscono nel giro di pochissimo tempo, perché molto amati dai clienti.

E qui che l’inventario risulta fondamentale! Infatti, le principali finalità di questa operazione sono il controllo delle scorte presenti in magazzino, la gestione dei costi per l'acquisto e lo stoccaggio delle merci, la pianificazione degli acquisti futuri, la contabilità e la prevenzione di eventuali perdite.

Quali sono i vantaggi dell'inventario in negozio?

Possiamo dire che i vantaggi principali di un inventario sono quattro.

In primo luogo, grazie all'inventario è possibile individuare eventuali incongruenze tra la merce inviata dal fornitore e quella effettivamente ordinata.

In secondo luogo, l'inventario consente di sapere esattamente quali e quante siano le scorte presenti in magazzino, sapendo in anticipo quali sono i prodotti che stanno per terminare ed evitando di scontentare temporaneamente i clienti a causa di prodotti esauriti.

Inoltre, fare un corretto inventario consente di monitorare le vendite e le tendenze di acquisto.

In questo modo, è anche possibile adottare delle strategie di marketing mirate o intraprendere delle iniziative promozionali di successo.

Tra le strategie adattabili, si può pensare di aumentare le vendite dei prodotti più desiderati dai clienti, prevedendo delle offerte mirate, oppure ridurre il prezzo o modificare la posizione all'interno del negozio degli articoli meno acquistati.

In ultimo, ma non per importanza, attraverso l'inventario è possibile tenere sotto controllo eventuali ammanchi di liquidità e/o articoli all'interno del negozio.

Quali sono i modi per fare l'inventario di un negozio?

Esistono diversi metodi per inventariare gli articoli di un negozio, ma, prima di tutto, è importante definire il processo in modo che sia il più proficuo possibile.

Per prima cosa è importante definire in quali periodi dell'anno può essere fatto l'inventario. Si può decidere di fare questa operazione a cadenza mensile, trimestrale, semestrale, ma quello che è importante è che l'inventario venga fatto nei periodi di minore affluenza del negozio, in modo da permettere  al personale di farlo al meglio e senza il rischio di errori.

È molto importante anche registrare i prodotti e organizzarli in modo preciso, ad esempio, per categoria e formato, attraverso l'utilizzo di codici a barre e, infine, conteggiare la merce e confrontare i dati registrati con le quantità fisiche presenti in negozio, in modo da evitare discrepanze o errori.

È importante scegliere anche lo strumento più adatto per gestire e creare l'inventario.

Sicuramente l'utilizzo di software gestionali è un valido aiuto, poiché permette di automatizzare un processo così importante come l'inventario, riducendo gli errori.

Un'altra possibilità è quella di creare l'inventario attraverso Excel, creando delle tabelle e colonne per inserire alcune informazioni degli articoli, come Nome Articolo, Codice a barre, Prezzo unitario, Fornitore ecc., utilizzando una formula nella colonna specifica Valore Totale dell’Inventario, che moltiplica la quantità presente in magazzino per il prezzo unitario.

Certamente questa operazione può non rappresentare la soluzione ideale, poiché si tratta pur sempre di un documento che va aggiornato di volta in volta manualmente.

Come fare l'inventario con il registratore di cassa EasyCassa?

Come abbiamo già detto prima, la tecnologia può sostenere le attività commerciali nella creazione e gestione dell'inventario.

Ad esempio, il registratore di cassa telematico EasyCassa ha moltissime funzionalità, incluse in un unico abbonamento, che ti permettono di gestire in modo rapido e veloce le principali operazioni quotidiane della tua attività commerciale.

Attraverso il registratore di cassa telematico EasyCassa, puoi gestire il magazzino e avere il controllo delle movimentazioni di carico e scarico, della gestione dei codici a barre, visualizzare e modificare le giacenze, in pochi e semplici passaggi anche da remoto, grazie al portale Cloud EasyCassa.

Il tutto in maniera molto semplice e veloce, grazie a un'interfaccia intuitiva.

Questo non solo ti fa risparmiare tempo, ma ti dà la visione in tempo reale di possibili incongruenze o discrepanze tra ordini e arrivi. Tutto a favore di una maggiore soddisfazione anche dei clienti.

Con EasyCassa è possibile creare l'inventario del negozio, tenere sotto controllo la gestione del magazzino e l'andamento di vendita, i fornitori e anche la fatturazione in entrata e in uscita sarà molto più facile!